سیستم گزارشگیری برلیان از سه مرحله مختلف تشکیل شده است .

1- پنجره پیش نمایش    2- پنجره نمایش    3 - انتقال گزارش روی چاپگر ( چاپ گزارش )

همانطوری که در نمودار زیر نشانداده شده انتقال از این پنجره ها به لحاظ نیاز شما میتواند به طرق مختلف در گزارشات مختلف انجام گیرد تا سرعت گزارشگیری و امکانات مورد نیاز در هر گزارش دقیقا طبق نیاز شما تنظیم شود .

با زدن این کلید وارد پنجره تعیین فیلترهای گزارشی مشوید

در این پنجره فیلترهای گزارشی را مشخص میکنید

در این پنجره میتوانید مشخصات گزارش را تعویض کرده و حتی مطالب گزارش را اگر اشتباه است ویرایش کرده و وقتی از صحت اطلاعات مطمئن شدید آنرا را چاپ کرده و یا بکار خود ادامه بدهید .

در این قسمت نرم افزار کریستال ( Crystal Reports ) اطلاعات را از نرم افزار برلیان گرفته و گزارش را عینا مانند شکلی که قرار است روی چاپگر منتقل شود به شما نمایش خواهد داد.

دراین قسمت نرم افزار کریستال گزارش آماده شده را تحویل گرداننده نرم افزاری چاپگر که کنترل آنرا سیستم عامل ویندوز به عهده دارد خواهد داد تا اطلاعات به روی چاپگر منتقل شود . توجه کنید پس از این دیگر نرم افزار برلیان روی این گزارش هیچگونه کنترلی ندارد .

در این پنجره گزارش مورد نیاز شما که معمولا به صورت جدولی است در یک جدول اطلاعاتی در اختیار شما قرار میگیرد. این پنجره مانند منوی اصلی نرم افزار , خود حاوی یک منوی اصلی میباشد . که امکانات زیر را در اختیار شما قرار میدهد

1- تنظیمات عمومی ( این قسمت برای تنظیماتی همچون حاشیه ها و نوع فونت بالانویس و ... میباشد )

2- تنظیمات ستونی ( این قسمت را پس از ورود به پنجره پیش نمایش میتوانید استفاده کنید . در این قسمت میتوانید عرض ستونها را مشخص نمایید و همچنین تعیین کنید که چه موضوعاتی در گزارش چاپ بشوند و چه ستونهایی چاپ نشوند )

3- شناسنامه گزارش ( حاوی مطالب بالانویس , تیتر گزارش , زیر نویس و شناسنامه گزارش میباشد ( فقط جهت اطلاع )

4- نمایش گزارش ( گزارش روی صفحه کاغذ نمایش داده خواهد شد )

5- چاپ گزارش ( گزارش مستقیما به چاپگر ارسال خواهد شد )

در این پنجره که توسط CRYSTAL REPORTS  ساخته میشود گزارش شما عینا مانند شکلی که قرار است چاپ شود صفحه بندی شده و نمایش داده میشود . امکانات این پنجره به قرار ذیل میباشد . توجه کنید پس از این نرم افزار برلیان دیگر دخل و تصرفی درگزارش نداشته و پس از تحویل گزارش به سیستم عامل ویندوز جهت لغو گزارشگیری و مشکلات چاپگر شما باید با نحوه کار با جاپگر در سیستم عامل ویندوز آشنایی داشته باشید.