|
مفاهیم پایه ای |
منوی اصلی | |
|
در این قسمت سعی شده است مفاهیم پایه ای مورد استفاده در این برنامه توضیح داده شود تا کار با برنامه به راحتی انجام گیرد. اگر معنی مفهومی را در این قسمت پیدا نکردید به قسمت لغت نامه هم مراجعه کنید اگر آنجا هم نبود خدمات پشتیبانی نرم افزار های برلیان را مطلع سازید تا در عین توضیح برای شما در قسمت توضیح نیز گنجانده شود . |
||
| تولید و تبدیل کالا | ||
| نحوه کار با اسناد دریافتنی | نحوه کار با حسابهای جاری | وعده تسویه یعنی چه ؟ |
| ویندوز چیست ؟ | اعتبار در این نرم افزار | آنالیز نقدینگی |
|
شما حتما با سیستم مالی خود آشنا هستید . ولی برای کار دقیقتر ذکر نکات زیر خالی از لطف نمیباشد
شما با فرض اینکه یک شخصیت حقیقی یا حقوقی هستید که کار تجاری انجام میدهید دارای یک سیستم مالی هستید . شما طی عملیات تجاری خود هر روز مبالغی را به صورت پول , سند , کالا و یا خدمات که همگی بنوعی با ارز رایج در دنیا سنجیده میشود دریافت کرده و یا پرداخت میکنید . رد و بدل کردن این مبالغ و یا به عبارتی بدهکار شدن و بستانکار شدن مرتبا انجام میگیرد. در تمامی این عملکردها , شما یا به عبارت دیگر سیستم مالی شما بدهکار یا بستانکار میشود و یک طرف دیگر بالعکس . گاهی اوقات نیز اتفاق میافتد که داخل سیستم شما مبلغی رد وبدل میگردد و حتی گاهی اوقات خارج از سیستم شما اتفاق مالی میافتد که بازهم بنوعی به سیستم مالی شما مربوط میباشد و شما مجبور به یادداشت کردن و ثبت آن هستید . یکی از مهمترین نکات در این موارد دانستن محدوده این سیستم میباشد به عبارت دیگر شما باید بدانید که سیستم مالی شما از چه حسابهایی تشکیل شده است و چه حسابهایی با سیستم مالی شما در ارتباط هستند . به عنوان یک اصل کلی هر فرد یا موضوعی که نیاز به داشتن صورت حساب یا مانده آن حساب در آینده باشیم به عنوان یک طرف حساب بایستی تعریف شود . در این برنامه این حسابها در ریز ترین حالت تعریف میشوند و گروه بندی آنها را سیستم انجام میدهد . به عنوان مثال : شما نیاز به دانستن مانده و داشتن صورتحساب هر حساب جاری خود هستید . لذا باید برای هر جساب جاری یک سر فصل حساب و یا در این برنامه یک طرف حساب تعریف کنید . ولی در عین حال شما نیاز به دانستن مانده کل حسابهای جاری خود نیز هستید . با تعریف هر حساب جاری برنامه صورتحساب و مانده هر حساب را به شما ارائه خوهد کرد ضمن اینکه با معرفی اینکه تمامی این حسابها دارای ماهیت بانکی نیز هستند برنامه مانده کل آنها را در گزارش دیگری به شما ارائه خواهد کرد. توجه کنید : خود شما مالک این سیستم مالی هستید و نباید خود را به عنوان طرف حساب تعریف کنید مگر اینکه در قالب سرمایه و یا برداشت شخصی ( سایر بدهکاران و بستانکاران و یا مدیران ) تعریف کنید . به عبارت دیگر وقتی پول نقدی به سیستم مالی شما پرداخت میشود حساب صندوق شما بدهکار میشود نه شما . موضوع دیگر این است که هر وقت مبلغی رد وبدل میشود حتما یک طرف حساب بدهکار میشود و یک طرف حساب بستانکار . وارد کردن صحیح این طرف حسابها به صورت صحیح بسیار مهم میباشد اگر زمانی یکی از طرف حسابهای عملکرد خود را نتوانستید تشخیص بدهید کارشناسان برلیان درخدمت شما هستند . نکته دیگر اینکه همیشه عملکردهای مالی با یک ثبت مالی یا به عبارتی یک بدهکار و بستانکار خلاصه نمیشوند و ممکن است یک عملکرد مالی از دویا چند ثبت تشکیل شود . در این نرم افزار حتی الامکان سعی شده است که این گونه عملکردها در قالب اسنادی که برای شما آشنا هستند انجام شوند و نرم افزار ثبت های مالی مربوطه را برای شما انجام دهد . مانند اسناد ورود و خروج کالا .
|
|
در سیستمهای مالی دو طرفه همیشه یک مبلغ مالی که پرداخت یا دریافت میشود یک حساب گیرنده دارد و یک حساب دهنده . طرف حسابی را که دریافت کننده مبلغ میباشد بدهکار نامیده و طرف حسابی را که مبلغ را پرداخت میکند بستانکار میگویند . در سیستمهای استاندارد حسابداری هنگام ثبت سند بجای مشخص کردن طرف حساب بدهکار و بستانکار پس از انتخاب نام طرف حساب دو ستون بد و بس وجود دارد که اگر طرف حساب بدهکار شود مبلغ را در ستون بد می نویسند و اگر بستانکار شود در ستون بس . در سیستم مالی برلیان بجای اینکار و جهت ساده شدن کار پس از وارد کردن مبلغ رد و بدل شده و شرح مورد نظر , اسامی طرف حسابهای بدهکار و بستانکار را وارد خواهید کرد . لذا کار بسیار ساده تر و روان تر انجام خواهد شد. به عبارت دیگر همیشه هنگام انتخاب اسامی بدهکار بستانکار در قسمت حساب کتاب روزانه بیاد داشته باشید کدام طرف حساب مبلغ مورد نظر را دریافت کرده بدهکار خواهد بود و کدام طرف حساب مبلغ را پرداخت کرده بستانکار خواهد بود . به عنوان مثال موقعی که مبلغی جهت هزینه ایاب ذهاب از صندوق پرداخت میشود طرف حساب هزینه ایاب ذهاب بدهکار و صندوق بستانکار خواهد شد . اگر در ثبت های فوق مشکلی داشتید کارشناسان برلیان آماده راهنمایی شما هستند .
|
|
شما در كار روزمره خود با چكهاي وعده دار درگير هستيد . يكي از مشكلات عمده تجار پيگيري وضعيت اينگونه چكها است كه در اين برنامه سعي شده است به آسانترين وجه انجام گيرد . هنگام گرفتن اين گونه چكها برنامه شماره سريال ترتيبي به شماره چك مورد نظر نسبت ميدهد و هنگام واگذاري با همان شماره سريال چك را واگذار مينمايد . شما اگر در ابتداي كار هستيد ميتوانيد شماره سريال هاي صادره از طرف برنامه را پشت چكها يادداشت نماييد تا در آينده پيگيري چكها آسانتر باشد . ولی اگر قبلا چكهاي موجود شما طبق دفتر چك خودتان شماره سريال خورده اند ميتوانيد شماره سريال خودتان را بجاي شماره حساب در برنامه وارد نمایید تا هم شماره سریال برنامه قابل پیگیری باشد و هم شماره سریال خودتان . الف – شروع كار با برنامه : در قسمت ويرايش اسامي طرف حسابها بايستي يك طرف حساب ( به عنوان مثال با نام اسناد دريافتني يا بانك اسناد ) با ماهيت اسناد دريافتني تعريف نماييد . سپس در قسمت مشخصات طرف حسابها مشخصات چكهاي موجود در صندوق را در قسمت مربوطه وارد نماييد . ب – هنگام گرفتن چكهاي جديد وعده دار به قسمت ويرايش حساب کتاب روزانه رفته و طرف حساب مربوطه را بدهكار كرده و طرف حسابي را كه از او چك گرفته ايد بستانكار نماييد . برنامه به صورت اتوماتيك مشخصات چكهاي گرفته شده را از شما خواهد گرفت . پ – خواباندن چكها به حسابهاي جاري از قسمت واگذاري جك استفاده كنيد و نام طرف حساب را حساب جاري خود انتخاب كرده و چكهاي خوابانده شده به حساب را انتخاب كرده و به حساب جاري واگذار نماييد . ت – نقد كردن چكها از قسمت واگذاري جك استفاده كنيد و نام طرف حساب را صندوق خود انتخاب كرده و چكهاي نقد شده را انتخاب كرده و به صندوق واگذار نماييد . ث – واگذاري چكها به شخص ديگر از قسمت واگذاري جك استفاده كنيد و نام طرف حساب را شخص گيرنده چك انتخاب كرده و چكهاي مورد نظر را به شخص مورد نظر واگذار نماييد . اگر چكي به شخصي واگذار كرديد و برگشت خورد و چك را دوباره تحويل گرفتيد ميتوانيد دوباره همان چك را از همان شخص تحويل بگيريد . در اين صورت چك با شماره سريال ديگري وارد برنامه ميشود و دوباره ميتوانيد آنرا واگذار نماييد . اگر چکی را واگذار کردید و فرد گیرنده چک اعلام کرد که چک بی محل است و برگشت خورده است میتوانید ضمن اینکه دوباره چک را از فرد مورد نظر تحویل میگرید شماره و مشخصات چک را به عنوان چک برگشتی در قسمت سابقه چکهای برگشتی ثبت کنید تا سابقه چکهای برگشتی افراد را نیز داشته باشید . موارد مرتبط جهت کار در برنامه 21- عملیات روزانه و 25- واگذاری چک از اسناد دریافتنی و پنجره گرفتن مشخصات چک و گزارش اسناد دریافتنی است .
|
|
معمولا در حسابداري رسمي جهت كنترل وضعيت حسابهاي جاري چندين طرف حساب به نامهای موجودی وصول شده بانك , حسابهاي در جريان وصول , اسناد پرداختني و … تعريف ميكنند . در اين برنامه با توجه به نوع طراحي , نيازي به تعريف طرف حسابهاي متعدد وجود ندارد . كافي است شما فقط نام حساب جاري خود را به عنوان يك طرف حساب وارد نماييد . بقيه تقسيم بندي ها را خود برنامه براي شما انجام ميدهد . توجه كنيد تمامي عمليات وارد شده جهت حسابهاي جاري به صورت چك در ابتدا به صورت در جريان وصول در نظر گرفته شده و مانده فوري حساب جاري ( کل اعداد وارد شده ) شما را تحت تاثير قرار ميدهد ولی موجودی وصول شده شما تغییر نمیکند . بدين صورت مانده فوري كه در پنجره هاي انتخاب به شما نشان داده ميشود موجودي واقعي بانك شما نمياشد بلكه موجودي تخميني شما ميباشد . اگر بخواهيد موجودي واقعي بانك خود را داشته باشيد بايستي ابتدا به قسمت اعلام وضعيت چك رفته و وضعيت چكهاي خود را براساس اعلاميه بانك مشخص كنيد سپس در همان قسمت نوع وصول شده را انتخاب کنید تا موجودی وصول شده را داشته باشید . با توجه به مسائل گفته شده در قسمت اعلام وضعیت چکها شما همیشه سه نوع صورتحساب و مانده برای هر بانک خواهید داشت : الف - همه وضعیت ها : تخمین اینکه به عنوان مثال وضعیت موجودی در ماه آینده چقدر خواهد بود . الف – به صورت وصول نشده : مقدار پولی که قرار است پرداخت شود یا دریافت شود . ب - به صورت وصول شده : جهت كنترل موجودي واقعي بانك و مغايرت بانكي البته درقسمت گزارشات , علاوه بر صورتحساب و مانده بانك كه با فيلترهاي مختلف به شما كمك ميكنند تا اعداد مورد نياز خود را بدست آوريد , گزارشهايي همچون اسناد پرداختني و وضعيت چكهاي دريافتي از طرف حسابها گنجانده شده است . هنگام شروع كار با برنامه طرف حسابي بنام حساب جاري خود تعريف نماييد و سپس در قسمت مشخصات طرف حسابها در قسمتهاي مربوطه چكهاي در جريان وصول اول دوره و چكهاي پرداختني وعده دار صادره و مبلغ موجودي واقعي اول دوره را وارد نماييد . سپس عملكردهاي دريافت و يا پرداخت از حساب جاري خود را عمل نماييد و هنگام گرفتن صورتحساب از بانك به قسمت اعلام وضعيت چكها رفته و وضعيت چكها را مشخص نماييد . موارد مرتبط جهت کار در برنامه 21- عملیات روزانه و 26- اعلام وضعیت چکها و پنجره گرفتن مشخصات چک و گزارشات بانکی است .
|
|
هنگام تجارت گاهی اوقات شما مجبور میشوید که با طرف حساب های خود راجع به بدهکاری و یا بستانکاری خود وعده ای داده و یا گرفته و سپس بایستی بر اساس آن وعده عمل نمایید . به عنوان مثال جنسی را میفروشید و به خریدار اجازه میدهید که مبلغ فاکتور را یکماه دیگر پرداخت نماید . خریدار هم بدون اینکه سندی به شما بابت خرید خود بپردازد قرار میشود یکماه دیگر مبلغ را پرداخت کند . توجه کنید اگر خریدار بابت خرید خود چک به تاریخ یکماه دیگر به شما بدهد خود بخود تسویه انجام شده و نیازی به اعلام وعده تسویه در نرم افزار نیست . در این صورت شما هنگام ورود سند فروش , بایستی به نرم افزار اعلام نمایید که وعده تسویه 30 روزه میباشد . در این صورت نرم افزار هنگام ارائه لیست بدهکاران و بستانکاران در صورتی که شما اعلام نمایید وعده های تسویه را منظور کند تا یکماه دیگر مبلغ این فاکتور در لیست بدهی آین طرف حساب منظور نخواهد شد . برای اینکه وعده تسویه در سیستم شما عمل شود شما بایستی به نکات زیر عمل نمایید . 1- اگر مانده های اولیه طرف حسابهای شما دارای وعده تسویه است حتما در قسمت ویرایش مشخصات اولیه طرف حسابها آنها را وارد کنید . 2- هنگام صدور اسناد حساب کتاب روزانه و فاکتورهای خرید و فروش با زدن کلید ALT+F12 و یا کلیک روی کلید تسویه مدت تسویه را به روز وارد کنید . توجه کنید عملیات بانکی نباید دارای وعده تسویه باشند چرا که خود چکها دارای تاریخ سررسید مدت دار هستند و تاریخ سررسید آنها به عنوان وعده تسویه بکار میرود . 3- هنگام گزارشیگیری حتما مورد تسویه را فعال کنید و تاتاریخ امروز را در قسمت تاریخ تسویه وارد نمایید .
|
|
شما حتما تا بحال با نرم افزارهای دیگر کار کرده اید . اگر نکرده اید بهتر است یکی از سی دی های مبانی کامپیوتر را تهیه کرده و آموزش اولیه ببینید . کاری که معمولا یک نرم افزار انجام میدهد در سه مرحله خلاصه میشود : 1- اطلاعات خام را از شما میگیرد . 2- امکانات خود را جهت کار روی آن عملیات در اختیار شما میگذارد . 3- پس از گرفتن دستور از شما کار مورد نظر را روی اطلاعات انجام داده و گزارشات مورد نیاز شما را ارائه میکند . برای انجام هر سه مرحله لازم است نرم افزار روی صفحه نمایش با شما ارتباط برقرار کند . سابقا بعضی از این مرحله ها مانند انتخاب امکان و یا ورود اطلاعات به صورت غیر پنجره ای و یا به عبارتی باز انجام میشد . ولی امروزه سیستم عامل ویندوز ( پنجره ) این امکان را برای برنامه نویسان فراهم آورده است تا بتوانند این امور را در پنجره های جدای از هم انجام دهند و گاهی اوقات شما بتوانید به چندین پنجره به صورت همزمان دسترسی داشته باشید . شناخت اصول کار با پنجره ها یکی از مبانی کار با کامپیوتر میباشد . شما وقتی کامپیوتر خود را روشن میکنید سیستم عامل ویندوز امکانات خود را در پنجره های مختلف در اختیار شما قرار میدهد . این امکانات ممکن است مربوط به یک نرم افزار یا چند نرم افزار باشد . وقتی نماد تصویری نرم افزار برلیان را انتخاب میکنید پنجره اصلی نرم افزار برلیان ظاهر میشود و کنترل کار را به عهده میگیرد و سپس نرم افزار ما نیز امکانات خود را در قالب پنجره های مختلف در اختیار شما قرار میدهد . یکی از مهترین نکاتی که هنگام کار باید فراموش نکنید این است که در حال کار با کدام پنجره هستید امکان دارد روی صفحه نمایش چندین پنجره باز باشند ولی فقط یکی از آنها فعال میباشد و کلیدهای عامل در آن پنجره عمل مکینند . معمولا پنجره ای که بالای آن به رنگ پررنگ است پنجره فعال میباشد و بقیه غیر فعال پس اگر کلیدی را فشار دهیم آن کلید امکان مربوطه در آن پنجره را فعال میکند و به پنجره های دیگر کاری ندارد ضمن اینکه یک کلید ممکن است در پنجره های مختلف کارهای مختلفی را انجام دهد . در نرم افزار برلیان حتی الامکان سعی شده است در تمامی پنجره ها کلیدها به صورت یکسان تعریف شده باشند . |
|
شما میتوانید در این نرم افزار برای هر طرف حساب اعتبار بدهکاری یا بستانکاری تعریف کنید . بایستی فقط یک نوع تعریف کنید . در این صورت اگر طرف حساب شما بیش از مقدار اعتبار بدهکار یا بستانکار شد نرم افزار به شما هشدار خواهد داد و در گزارش مانده حسابها نیز متیوانید مقدار اعتبار مانده طرف حسابها را در گزارش ببینید. |
|
گزارش آنالیز نقدینگی میتواند شما را در بررسی وضعیت نقدینگی در آینده کمک کند . منظور از نقدینگی مجموع پول نقد و چک میباشد . استفاده از این گزارش مستلزم رعایت موارد زیر میباشد : 1- گزارش حتما بایستی از تاریخ امروز به بعد گرفته شود و از تاریخ امروز به بعد نباید هیچ عملکردی زده شده باشد .
2- تمامی مبالغ و فاکتورهایی که با طرف
حساب وعده شده اند تاریخ وعده آنها به نرم افزار وارد شود . 4- اگر قرار است مبلغی پرداخت یا دریافت شود در قسمت وعده های دریافت و پرداخت زده شود . مانند اجاره - میزان تقریبی حقوق و .... پس از ورود اطلاعات بالا نرم افزار میتواند به شما بگوید که وضعیت نقدینگی شما بعد از تاریخ امروز چگونه خواهد بود . اگر اطلاعات را کامل وارد نمایید این گزارش بسیار کمک خواهد کرد تا برنامه ریزی های خود را دقیق انجام دهید . توجه کنید : کلیه رکوردهای مالی که تاریخ عملکرد آنها قبل ازتتاریخ امروز باشد جزء محاسبات محسوب نخواهند شد حتی اگر انجام نشده باشند . به عنوان مثال اگر فاکتوری را 20 روزه وعده کرده باشید و تاریخ امروز از تاریخ تسویه فاکتور جلوتر باشد مبلغ آن فاکتور در محاسبات منظور نخواهد شد و نرم افزار آنرا تسویه شده فرض خواهد کرد حتی اگر مبلغ آنرا دریافت نکرده باشید . به معنی دیگر اگر روی وعده های تسویه یا تاریخ سررسید چک و وعده های دریافت و پرداخت توافق جدیدی بعمل آمده باشد بایستی حتما توافق جدید وارد سیستم گردد. |
|
تولید کالا در این برنامه به صورت زیر انجام میگیرد : 1- ابتدا بایستی در قسمت اطلاعات اولیه فرمولهای تولید را به سیستم معرفی نمایید . در این قسمت ابتدا نام کالای تولید شونده را وارد مینمایید و سپس اسامی اقلام تشکیل دهنده آن کالا و مقادیر آنها را وارد مینمایید . اگر فاکتورهای خرید مواد اولیه را وارد کرده باشید نیازی به وارد کردن قیمت مواد اولیه نیست و نرم افزار براساس آخرین قیمت های خرید قیمت مواد اولیه را محاسبه خواهد کرد . توجه کنید اگر در این پنجره قیمت برای مواد اولیه وارد کنید قیمت آنها محاسبه نخواهد شد . پس اگر میخواهید قیمت به صورت اتوماتیک محاسبه شود بایستی ابتدا فاکتورهای خرید و سپس فرمولهای تولید را وارد نمایید . نرم افزار برای پیدا کردن قیمت مواد اولیه ابتدا فاکتورهای خرید را کنترل میکند اگر قیمتی پیدا نکرد سپس به سراغ ثبت های تولید میرود ( شاید این ماده اولیه خود کالایی باشد که قبلا تولید شده باشد ) اگر آنجا هم قیمتی برای کالا پیدا نکرد قیمت خرید موجودی اولیه کالا را برداشت خواهد کرد اگر هیچ قیمتی برای کالا پیدا نکند قیمت 1 را اعلام خواهد کرد و شما بایستی آنرا با قیمت روز اصلاح نمایید . پس از محاسبه قیمت مواد اولیه هنگام خروج از قسمت ریز کالاهای تشکیل دهنده قیمت تمام شده کالا محاسبه خواهد شد و در محل مربوطه درج خواهد شد . توجه نمایید هنگام وارد کردن فرمول محاسبات قیمت مواد اولیه و قیمت تمام شده فقط جهت اطلاع میباشد و تا وقتی ثبت تولید انجام نگیرد عملیات مالی کالایی روی این فرمول تولید انجام نخواهد شد . پس وارد کردن این فرمول فقط جهت ساختن قالب تولید است و هنوز هیچ عملیات تولیدی انجام نشده است . بعد از این که تولید انجام شد شما بایستی به قسمت عملیات روزانه ثبت تولیدات بروید و مقدار کالای تولید شده را در تاریخ مربوطه وارد نمایید . بعد از ثبت این رکورد برنامه مجددا قیمت های مواد اولیه و قیمت تمام شده کالا را محاسبه خواهد کرد . بهتر است خریدهایی را که در این تولید دخیل نیستند وارد سیستم نکنید و ابتدا ثبت تولیدات را وارد کرده و سپس خریدهای جدید را وارد نمایید تا قیمت آنها در قیمت تمام شده ثبت تولید شما دخالت نکنند. پس از ثبت تولید میتوانید گزارشات مواد اولیه مصرف شده و مواد تولید شده را در قسمت گزاراشات تولید مشاهده نمایید.
تبدیل کالا برای مواردی است که کالای شما تغییر واحد سنجش میدهد . در این گونه موارد بایستی هر دو کالا را با واحد های سنجش متفاوت تعریف نمایید و در قسمت فرمولهای تبدیل نحوه تبدیل این دو کالا به همدیگر را تعریف نمایید .سپس هر گاه این دو کالا تبدیل شوند ثبت تبدیل آنرا در قسمت ثبت تبدیلات در عملیات روزانه تعریف نمایید .
|